Wat doet een Virtual Executive Assistant?
Door Celine Kruk · 5 min lezen
Je agenda zit vol, je inbox loopt over en de dingen die écht belangrijk zijn, schuiven steeds op. Veel ondernemers en directeuren herkennen het. Een Virtual Executive Assistant neemt het werk achter de schermen uit handen, zodat jij je kunt richten op je business. Maar wat doet zo iemand precies?
Een rechterhand op afstand
Een Virtual Executive Assistant (VEA) ondersteunt ondernemers, directeuren en bestuurders, volledig op afstand. Waar een traditionele secretaresse vaak op kantoor zit en taken uitvoert, werkt een VEA zelfstandig vanuit een eigen werkplek en denkt actief mee.
Het woord executive zegt iets over het niveau: een VEA is gewend te werken voor mensen met veel verantwoordelijkheid, een volle agenda en weinig tijd. Dat vraagt om vooruitdenken, discretie en het vermogen om snel te schakelen.
Welke taken neemt een Virtual Executive Assistant over?
De invulling verschilt per opdrachtgever, maar vaak gaat het om:
- Agenda- en afsprakenbeheer, inclusief reizen, vergaderlocaties en transfers
- Mailboxbeheer: filteren, prioriteren en opvolgen
- Afspraken en overleggen voorbereiden
- Deadlines en acties bewaken
- Werkzaamheden en mensen coördineren
- Presentaties, memo's en documenten opstellen en aanscherpen
- Informatie verzamelen ter ondersteuning van besluitvorming
- Processen slimmer en overzichtelijker inrichten
Het verschil met een personal assistant en management assistent
In Nederland worden de termen personal assistant, management assistent en executive assistant vaak door elkaar gebruikt. Een personal assistant ondersteunt meestal één persoon, ook bij persoonlijke zaken. Een management assistent werkt vaak voor een directie of managementteam.
Een Virtual Executive Assistant combineert die rollen, met ervaring op het hoogste niveau van een organisatie. En omdat het werk op afstand gebeurt, betaal je alleen voor de ondersteuning die je nodig hebt.
Wanneer is een Virtual Executive Assistant iets voor jou?
Je hebt waarschijnlijk baat bij een VEA als je merkt dat je meer tijd kwijt bent aan regelen dan aan ondernemen. Of als je bedrijf groeit, maar een vaste assistent in loondienst nog een stap te ver is. Ook bij een drukke periode, een project of tijdelijke afwezigheid van je eigen assistent kan een VEA uitkomst bieden.
Wat levert het je op?
Rust en overzicht. Je weet wat er speelt, wat er moet gebeuren en dat het geregeld wordt. Je krijgt tijd terug voor klanten, groei en strategie. En je hebt iemand die meedenkt, vooruitkijkt en durft te sparren.
Benieuwd wat een Virtual Executive Assistant voor jou kan betekenen? Plan een vrijblijvende kennismaking.